1. Hechos denunciables

El Canal de denuncias debe entenderse como un instrumento que permita la comunicación de conductas que puedan ser constitutivas de incumplimientos o irregularidades, que puedan ir en contra de los intereses de la Unión Europea, o bien constituir un acto ilícito o contrario a la normativa aplicable.

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En particular, el Canal podrá utilizarse para comunicar, entre otros, hechos relacionados con:

• Fraude o corrupción

• Conductas delictivas o infracciones administrativas graves o muy graves

• Acoso laboral o sexual

• Vulneraciones de normativa laboral, de seguridad y salud, medioambiental o de protección de datos

• Conflictos de interés o irregularidades económicas

• Cualquier otra conducta contraria al Código Ético o normativa interna de la empresa

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2. Ámbito subjetivo (quién puede utilizar el canal)

Podrán realizar comunicaciones a través del Sistema Interno de Información, entre otros:

• Personas trabajadoras de la empresa

• Directivos y mandos intermedios

• Personas en periodo de formación, becarios/as o prácticas

• Candidatos/as en procesos de selección

• Ex trabajadores/as

• Proveedores, subcontratas, agentes comerciales y colaboradores externos

• Cualquier persona vinculada profesionalmente con la empresa

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3. Responsable del Sistema Interno de Información

El Responsable del Sistema Interno de Información será la persona designada por la Dirección, conforme a lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

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4. Derechos del denunciante

El denunciante tendrá los siguientes derechos garantizados:

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4.1 Derecho al anonimato

El denunciante que presente una denuncia a través del Canal de denuncias podrá mantener el anonimato en torno a su identidad, garantizando el mismo durante el proceso, siendo opcional para el denunciante incluir datos que permitan su identificación a través del formulario de denuncia habilitado.

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4.2 Derecho a la confidencialidad

Tanto el contenido de la denuncia como la identidad del denunciante será confidencial, no pudiendo revelarse sin su consentimiento expreso a ninguna persona que no sea el personal competente para recibir y tramitar las denuncias, con las excepciones que establece el derecho de la Unión Europea o la normativa estatal en el contexto de investigaciones llevadas a cabo por las autoridades o en el transcurso de procesos judiciales.

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4.3 Prohibición de represalias

El denunciante gozará de protección frente a represalias, aun si del resultado de la investigación llevada a cabo se verifica que no ha existido incumplimiento de los intereses de la Unión o de la normativa aplicable, siempre que no haya obrado de mala fe.

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4.4 Derecho a elegir el cauce de denuncia

El denunciante podrá elegir el cauce de la denuncia que considere más adecuado, pudiendo acudir a los canales de denuncia internos o externos (autoridades competentes).

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4.5 Derecho a recibir información

El denunciante tiene derecho a ser informado del estado de tramitación de su denuncia, así como del resultado de las investigaciones, dentro de los límites legales y respetando los derechos del denunciado.

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4.6 Derecho a la información limitada y uso restringido de datos

El denunciante no será obligado a proporcionar datos que no sean estrictamente necesarios para tramitar la denuncia. Posteriormente, no se podrá solicitar ni conservar datos que no sean estrictamente necesarios para la investigación.

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La información facilitada no podrá ser utilizada para fines distintos a la investigación.

En el caso de que los datos fueran transmitidos a una tercera persona para que investigue la denuncia (por ejemplo, un despacho de abogados o auditor externo), se realizará dicha comunicación conforme a la normativa aplicable, garantizando la confidencialidad y la seguridad de los datos.

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4.7 Derecho a ejercer derechos de protección de datos

El denunciante tendrá derecho a ejercer los derechos que le confiere la legislación de protección de datos de carácter personal, conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.

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4.8 Derecho a recibir una respuesta en un plazo razonable

El denunciante recibirá un acuse de recibo de su denuncia en un plazo máximo de siete (7) días desde la recepción de la misma, a excepción de que el denunciante solicite expresamente otra cosa o que el órgano encargado de la investigación considere que dicho acuse puede comprometer la protección de la identidad del denunciante.

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El plazo máximo para dar respuesta al denunciante, en relación con la investigación, no podrá exceder los tres (3) meses, de conformidad con la normativa vigente.

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4.9 Derecho a la supresión de datos

Transcurridos tres (3) meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad sea la conservación para dejar evidencia del funcionamiento del Sistema de Compliance o se deriven de la misma procesos judiciales o investigaciones por parte de las autoridades competentes, en cuyo caso se conservarán conforme a la normativa aplicable.

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5. Derechos del denunciado

La empresa garantizará en todo momento los derechos del denunciado, en particular:

• Presunción de inocencia

• Derecho al honor y a la intimidad

• Derecho a la confidencialidad durante la tramitación del procedimiento

• Derecho a ser informado de la existencia de un procedimiento en su contra cuando ello sea procedente y no comprometa la investigación

• Derecho a ser oído y a formular alegaciones, en los términos que correspondan durante la fase instructora

• Derecho a la protección de datos personales, conforme al RGPD y normativa aplicable

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6. Imposición de medidas disciplinarias

Si en la resolución de la investigación se comprueba de forma fehaciente que los hechos investigados son ciertos y están vinculados a conductas irregulares o ilícitas, el denunciado podrá ser objeto de sanción de conformidad con la legislación laboral, el Convenio Colectivo vigente y el resto de obligaciones civiles y mercantiles que haya contraído la persona investigada, personal de la empresa o persona vinculada a la misma.

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Los hechos también podrán ser puestos a disposición de las autoridades competentes, en caso de que los mismos puedan ser constitutivos de ilícito.

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En el caso de que el denunciado sea un tercero con el que no se mantiene una relación laboral (proveedor, agente comercial, candidato, etc.), las sanciones aplicables se limitarán al ámbito mercantil, sin perjuicio de la comunicación de los hechos a las autoridades competentes.

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7. Comunicación de denuncias falsas o de mala fe

El canal de denuncias debe emplearse de manera responsable y adecuada. La comunicación de hechos falsos, con una actitud maliciosa y moralmente deshonesta, supone una infracción de la buena fe que debe presidir las relaciones de trabajo o en el ámbito mercantil.

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Si, tras el oportuno análisis, se pudiera concluir que los hechos denunciados son manifiestamente falsos y que la denuncia ha sido presentada con actitud maliciosa y mala fe:

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(i) se archivará la denuncia, documentando los motivos que han llevado a archivar el expediente, finalizando la labor de investigación;
(ii) se trasladará dicha circunstancia a la Dirección de RRHH para que, en coordinación con el Responsable del Sistema o Comité de Compliance, se propongan medidas disciplinarias de conformidad con el Convenio Colectivo vigente y la normativa aplicable; y
(iii) se informará, de forma escrita, la propuesta de sanción al Comité de Dirección o, en su caso, al Consejo de Administración, quien decidirá la acción disciplinaria a aplicar.

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8. Procedimiento de investigación del canal de denuncias

El procedimiento interno de gestión de las denuncias constará de las siguientes fases:

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8.1 Fase inicial

El denunciante, en caso de optar por el uso del Canal de denuncias interno, tendrá que rellenar el formulario de denuncia que está a su disposición.

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La denuncia deberá ser individual. En caso de que varias personas tengan conocimiento del mismo hecho o circunstancia que deba ser comunicado, cada una de ellas deberá hacerlo de forma individual a través del canal de denuncias.

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Los contenidos requeridos en el formulario de comunicación son los siguientes:

• Correo electrónico (salvo denuncia anónima)

• Identificación del denunciado (en la medida de lo posible)

• Descripción de los hechos a través de un campo libre

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Antes de formalizar la denuncia, se deberá confirmar la comunicación, introduciendo un texto de verificación mediante código CAPTCHA con el objetivo de evitar cualquier registro falso dentro del canal de denuncia.

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Es importante que el denunciante aporte detalle suficiente sobre los hechos, conductas o actividades sospechosas, para que el Responsable del Sistema, Comité de Compliance o Compliance Officer pueda realizar un análisis preliminar del contenido, permitiendo incluso el envío de ficheros o documentos adjuntos en relación a los hechos denunciados.

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La empresa deberá acusar recibo de la denuncia al denunciante en el plazo máximo de siete (7) días.

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La empresa podrá pedir al denunciante que aporte información complementaria, si fuera necesario.

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Como, por ejemplo:

• Localización de la oficina o área en la que se suceden los hechos

• Descripción de la irregularidad o apartado del procedimiento sobre el que se desea aclaración o interpretación

• Momento en que se produce

• Indicar si se trata de un hecho puntual o recurrente

• Identificación del/de los responsable/s, si se conoce

• Documentación adjunta a la denuncia (pruebas o indicios)

• Comentarios relevantes

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Pruebas o indicios: En el caso de denuncia, deberán detallarse las circunstancias de la misma y deberán acompañarse, en la medida de lo posible, las pruebas o indicios que la avalen, junto con la identificación de otros posibles testigos o trabajadores que hayan podido tener conocimiento de los hechos.

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En caso de no recibir respuesta del denunciante en un plazo de treinta (30) días, el procedimiento podrá continuar en la medida de lo posible con la información disponible, sin perjuicio de que, en caso de existir indicios suficientes, se adopten las actuaciones necesarias para esclarecer los hechos.

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8.2 Fase instructora

Apertura del procedimiento de investigación

• Asignación de un nivel de riesgo a cada denuncia, que podrá ser: BAJO, MEDIO, ALTO o CRÍTICO

• Registro de la fecha de la denuncia y agenda de fecha límite para resolver

• Desarrollo de la investigación y recabamiento de pruebas o indicios

• Elaboración de un informe o registro de las actuaciones de investigación llevadas a cabo por el instructor

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El plazo para resolver no será superior a tres (3) meses a partir del acuse de recibo o, si no se remitió un acuse de recibo al denunciante, a tres (3) meses a partir del vencimiento del plazo de siete (7) días después de hacerse la denuncia.

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Excepcionalmente, el plazo podría ampliarse a seis (6) meses cuando sea necesario debido a circunstancias específicas del caso, en particular la naturaleza y la complejidad del objeto de la denuncia, que puedan justificar una investigación larga.

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8.3 Fase de resolución

La empresa emitirá una Resolución que contemple una exposición de hechos documentada y objetiva, seguida de una exposición detallada del resultado de las actuaciones de investigación llevadas a cabo.

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La resolución deberá ser comunicada al denunciante y al denunciado, dentro de los límites legales y respetando los derechos de confidencialidad y protección de datos.

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Se plantean tres tipos de Resoluciones:

1. Verificación de los hechos denunciados: Proposición de medidas correctoras.

2. No verificación de los hechos denunciados: Archivo del asunto.
   En este caso, se facilitará al denunciante información clara y fácilmente accesible sobre los procedimientos de denuncia externa ante las autoridades competentes.

3. Remisión de la investigación a otra instancia:
   Cuando los hechos puedan ser constitutivos de delito o corresponda a otra institución u organismo la resolución del asunto denunciado.

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En este último supuesto, podrá ser necesario solicitar los datos personales del denunciante en caso de que haya denunciado de manera anónima, o recabar su permiso para poder revelar su identidad ante las autoridades, salvo que dicha comunicación esté amparada legalmente.